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ANABAD.ORG. Una nueva sede web para una organización que se renueva

Artículo publicado en Tejuelo. Revista de ANABAD - Murcia.
Fecha: 01/06/03

1. Al servicio de la organización nacional
En los últimos meses del año 2001 fuimos requeridos por ANABAD-Murcia para estudiar la sede que, con visión pionera, la organización nacional creó en 1999 en Internet, www.anabad.org , y plantear un proyecto de renovación de la misma, una modernización que sirviera de ayuda al cumplimiento de sus objetivos y encajara en las estrategias de trabajo de sus responsables. Se trataba, por tanto, de contribuir a:

  • Unir a todos cuantos trabajan, estudian o se interesan profesionalmente en las funciones propias de los archivos, bibliotecas, museos y centros de documentación.
  • Defender los intereses profesionales de los socios de ANABAD.
  • Contribuir a la formación profesional mediante la realización de cursos, la organización de conferencias y congresos y la edición de publicaciones.
  • Servir de interlocutor ante la Administración , las asociaciones profesionales y la sociedad en materia de archivos, bibliotecas, museos y centros de documentación.
  • Representar a los miembros de la Asociación ante los organismos y entidades españoles, extranjeros e internacionales.

Y, en consonancia, el proyecto de XL internet propuso actualizar el sitio web de la organización y posteriormente llevar a cabo un Plan de Marketing On-line, que ayudaran a:

  • la captación de nuevos socios –divulgando mejor su existencia-,
  • conseguir una mayor participación de los socios actuales -dotando de más servicios y contenidos informativos al sitio web que en ese momento tenía la organización-,
  • aumentar el prestigio, nacional e internacional, de la organización –incorporando más contenidos relacionados con los proyectos en los que está participando-,
  • establecer un mantenimiento continuo descentralizado, tanto en lo que respecta a los sectores profesionales a los que atiende la organización como al territorio que constituye su ámbito de acción, -apoyado en un software de sencillo uso, a través de web-.

Bajo estas premisas y en base al presupuesto disponible, como es natural, se concretaron unas actuaciones que pretendieron dar la mayor rentabilidad y eficacia posibles a lo que, esperamos que nadie discuta esto, es la más dinámica herramienta de comunicación con que la organización cuenta y va a poder contar durante mucho tiempo.

Este artículo detalla cómo trabajamos junto con la organización para poner a punto su web para la Internet de 2002, incluye algunos de los resultados que ya se han obtenido y se cierra con una breve reseña de las ampliaciones previstas para un futuro muy cercano -los primeros meses del 2003-, con algunas pistas sobre un nuevo proyecto lanzadas a modo de reclamo o "efecto llamada" a un óptimo aprovechamiento de las posibilidades del nuevo anabad.org en cada uno de sus ámbitos de actuación: bibliotecas, archivos, museos y centros de documentación.

2. El sitio web de ANABAD. Funciones, contenidos y herramientas interactivas que incluye

Para renovar el sitio web de ANABAD se trabajó tanto el concepto visual como el desarrollo informático, éste último puesto al servicio del trabajo documental que, en gran parte, iba a ser asumido posteriormente por personal de la organización, y entendiendo por documento los textos, gráficos, fotografías, enlaces a otros sitios de interés y ficheros complementarios con investigaciones, noticias, etc.

Página de inicio, con todas las secciones accesibles

Tras las propuestas gráficas e informáticas, siguieron las validaciones de las distintas secciones creadas, usando para ello las facilidades que nos daba el haber puesto a punto para la organización un servidor virtual propio donde podíamos publicar "en la trastienda", para enseñar y corregir fluidamente, sin necesidad de costosas reuniones presenciales.

Por último, tuvo lugar una presentación interna en Madrid, casi una sesión de entrenamiento a usuarios, donde, además de tratar del mantenimiento de las secciones que lo admitían, incluimos otro aspecto de nuestro trabajo y que tiene importancia en cualquier proyecto web. Se trataba de dar algunas nociones básicas de Marketing On-line, en esencia, sobre la publicación en buscadores e índices -imprescindible para encontrar la dirección entre el conjunto de sedes web existentes-, el uso del e-mail como complemento importantísimo para la difusión y la comunicación, y un breve repaso del software con Estadísticas de acceso al web que siempre incluyen nuestros trabajos y que es el que nos permitirá analizar con rigor el comportamiento de los usuarios para definir estrategias de crecimiento.

Fotografías de sesión de trabajo en ANABAD

En esta etapa, abierta en los primeros meses de 2002, el nuevo web ofrecía las secciones siguientes:

  • Inicio . La puerta de entrada, da la bienvenida, resume sus intenciones y presenta sus distintas secciones, permitiéndonos entrar a cada una de ellas de manera independiente. Además nos destaca los últimos titulares publicados en la sección Noticias. Está realizada en HTML y lleva un JavaScript con la fecha del día, otro con “Haga de ésta su Página de Inicio” y un tercero para recoger los titulares.
  • Presentación . Nos presenta la organización en general y su sede web en particulaR: qué es y cuáles son sus objetivos. Página "plana", esto es, no generada mediante bases de datos ni editores web de contenidos. Sólo en HTML.
  • Organización . En esta sección encontramos información sobre las secciones y asociaciones territoriales que conforman la asociación nacional. Direcciones y contactos. Junta directiva. Página plana, en HTML.
  • Actividades . Resume los tipos de actividades que la organización desarrolla, remitiendo a las secciones dinámicas que incluyen información actualizada. Página plana, en HTML.
  • Publicaciones . Recoge la lista actualizada de todas las publicaciones de ANABAD, catalogadas y con inclusión de una imagen de la portada. Sección dinámica generada con una base de datos en PHP, lo que permite modificar datos y publicarlos muy rápidamente. Permite búsquedas por distintos campos y genera listados alternativos, para imprimir las relaciones pedidas. Se complementa con una lista de distribuidores.
  • Noticias ANABAD . Se trata de un boletín digital para publicar noticias y eventos relacionados con el proyecto, tanto a nivel general, como los habidos en los distintas sectores profesionales. Para una mejor clasificación de la información se han creado varias secciones: Editorial, Portada, Archivos, Bibliotecas, Museos, Documentación, Contraportada y un Histórico, con todas las publicadas. Página que se genera dinámicamente, mediante un editor web realizado en lenguaje Perl con la que es posible actualizar los contenidos, de manera descentralizada, por parte de corresponsales autorizados. En la actualidad es mantenida por completo por la organización.
  • Documentos . Zona de descarga de un conjunto de documentos digitales clasificados y puestos a disposición del usuario. Es un servicio de valor añadido que se va completando con las sugerencias de los agentes más activos. Una vez publicado un documento en esta sección, ya se encuentra disponible en el servidor, con lo que es posible enlazarlo desde otras secciones, por ejemplo, desde Noticias ANABAD, para facilitarlo también desde allí. Se construye dinámicamente con una herramienta que nos permite clasificar por temas, indicar el formato, el tamaño del archivo y la lengua en la que están escritos los documentos publicados (o el dato que se desee aportar).
  • Enlaces de interés . Como en el caso anterior, es un servicio de valor añadido que hará del web un producto más útil y valorado. Incluye enlaces clasificados con los que acceder rápidamente a otros sitios relacionados y complementarios de éste. Cualquier internauta puede sugerir nuevos enlaces, ello facilita mucho la tarea de documentarlo con continuidad. Se genera dinámicamente mediante un sencillo editor que permite construir el índice anchor y las categorías, y cuyo interfaz se ha personalizado para este caso.
  • Cómo asociarse . Con el formulario necesario para formalizar la adhesión. Incluye un CGI Form Mail que llegará a la organización en forma de ficha ordenada, por correo electrónico.
  • Intranet . Es una sección de comunicación interna para los técnicos de los ANABAD. Incluye, por el momento, una herramienta de comunicación a través de web (un Foro o Tablón de Mensajes) y un enlace directo al programa de Estadísticas Wusage 7.0.
  • Buscador . Ayuda a buscar páginas que incluyen una palabra o frase. Imprescindible en un web dedicado a la información, es importante aclarar que busca en el código HTML de las páginas, no en el interior de los documentos.
  • Lista de correo . Para enviar información a los que voluntariamente lo han solicitado. Nuestra lista crea un sistema de suscripción automatizado de fácil manejo.
  • Mapa del sitio , que nos permite conocer de un golpe de vista las secciones que ofrece el web y acceder a ellas directamente. Página plana, en HTML.
  • Y, por último, hay un apartado Contacto desde donde se puede enviar un mensaje, que se recoge a través de correo electrónico en la dirección anabad@anabad.org. Form Mail realizado en Perl.
  • Sin olvidar la página de "Error 404. Documento no encontrado” personalizada, que ayudará a volver a una página correcta cuando se escriba erróneamente la dirección de una página interna.

3. La presentación en sociedad. Encuentro en Murcia
La nueva sede web y el Boletín de ANABAD, monográfico sobre las Bibliotecas Autonómicas, fueron presentados en un acto público organizado por ANABAD-Murcia el 8 de marzo de 2002, en la Biblioteca Regional.

Contó con la presencia e intervenciones del Director General de Cultura de la CARM , Fernando Armario, del Presidente de ANABAD-Murcia, Rafael Fresneda, y de la Presidenta nacional de ANABAD, Julia Rodríguez Barredo.

Al final de acto, algunos asistentes interesados en la Intranet y las herramientas de publicación que incluye, se acercaron a navegar con nosotros por la nueva sede.

Un momento de la intervención de Fernando Armario

4. Resultados. Cómo se usa el web

Hasta el momento presente, la organización está publicando con regularidad documentos y noticias, sobre todo de tipo institucional. Han sido los últimos unos meses de gran actividad a nivel interno, con asambleas nacionales para las Federaciones de los distintos sectores, como bien refleja el archivo de las Noticias ANABAD.

También se han ido incluyendo, todos los meses desde su apertura, las Hojas Informativas, en versión PDF, listas para ser descargadas. Y el número 2, de diciembre de 2001, de la revista Tejuelo, en versión PDF.

En, aproximadamente un año, www.anabad.org ha recibido 56.625 visitas a su sede. El número de accesos que ha tenido su página principal es 29.339 y al conjunto de documentos que componen las páginas del web completo, 1.995.701 . Como nos resumen las estadísticas colocadas para auditar el sitio y así conocer el uso que se hace del mismo, el visitante medio de www.anabad.org examinó 33,23 documentos antes de dejar el sitio. La visita media dura 1,37 minutos , lo cual quiere decir que sus contenidos interesan, no es un sitio al que se entre y se deje inmediatamente.

En los últimos meses, se han recibido visitantes desde las sedes de algunos ilustres colegas, que ofrecen un enlace a sus respectivas comunidades de usuarios, como la Federación del Gremio de Editores; la Sociedad Española de Documentación e Investigación Científica; Storiaonline Portal Cultura, desde Italia; los Arxivers de Catalunya y el Instituto dos Archivos Nacionais "Torre do Pombo" de Portugal. Naturalmente son varias decenas los buscadores, portales y sedes web, institucionales y privados, los que recogen un enlace a la sede de ANABAD.

Pero lo más destacable en cuanto a uso del web es, sin duda, cómo se va abriendo a la participación a otras sedes territoriales, como muestran los proyectos "estrella" que se han planteado para este año: la inclusión del Boletín Informativo completo, que estará accesible para los socios de la organización, y la iniciativa del Grupo de Trabajo de Autoridades de Aragón.

5. El GTTA en anabad.org

El proyecto del Grupo de Trabajo de Autoridades de Aragón está muy avanzado, sobre todo en las secciones abiertas, con la Presentación del proyecto y el grupo que lo está llevando a cabo. Éste está formado, básicamente, por profesionales de los archivos aragoneses dependientes del Gobierno de la Comunidad Autónoma y de las Administraciones Locales y por profesores de la Universidad de Zaragoza.

Tras una etapa de análisis de los requerimientos, recibidos en detallados informes elaborados y consensuados por el grupo, se ha realizado un logotipo y se ha concebido una microsede web, con su personalidad propia, aunque a la vez integrada en el concepto previamente creado para ANABAD. Consta de varias secciones con información abierta y un conjunto de aplicaciones a medida realizadas en PHP y MySQL y de acceso restringido al grupo de trabajo. Ambas han sido alojadas en el servidor de ANABAD, lo que permite abaratar costes y rentabilizar las inversiones hechas. La dirección es www.anabad.org/gtaa y se presenta en primicia en este número de Tejuelo, dado que aún se está trabajando sobre él.

La parte restringida al grupo es lo más destacable del concepto. Se trata de un software a medida que en XL internet hemos bautizado con las mismas siglas, la Aplicación GTAA , realizada en PHP sobre MySQL, con elementos de JavaScript y HTML. Permitirá la carga documental multiusuario simultánea y descentralizada, de varias bases de datos relacionadas entre sí (Entradas Autorizadas sobre Personas, Familias, Entidades y Lugares de Aragón y también Bibliografía), para crear lo que el grupo ha bautizado como el Fichero de Autoridades de Personas y Familias de Aragón . Informáticos y documentalistas estamos siguiendo los criterios de la norma ISAAR (CPF) y de la de la norma UNE 50-104-94 sobre Referencias bibliográficas.

Además, se ha realizado ya la sección Documentos de Trabajo , con los materiales que el grupo necesita para trabajar. Hasta el momento incluye una cincuentena de Actas, Informes y Manuales, publicados a través de un editor web y una base de datos -también en PHP y MySQL- que permitirá al grupo la publicación autónoma en el servidor de nuevos documentos y la descarga de los mismos en cualquier momento, desde cualquier lugar donde haya un ordenador conectado a Internet.

El sistema que estamos desarrollando lleva un módulo de Configuración , para permitir al administrador el establecimiento de los distintos permisos de usuarios, eventualmente sólo lectura o lectura y modificación, y así organizar los accesos según las responsabilidades de los distintos miembros en las distintas secciones.

Presentación del proyecto

Antes de que termine el primer trimestre de 2003 se habrá abierto esta microsede y se estará en disposición de iniciar las tareas de cooperación en red. El proyecto, además de cumplir sus objetivos específicos en relación con la creación de un Fichero de Autoridades de Aragón, va a ser un buen ejemplo de cómo utilizar las tecnologías web , establecer una metodología de cooperación con un proveedor y aprovechar los recursos que, ya en 2001, ANABAD puso a disposición de sus asociados a través de www.anabad.org.

Aplicación GTAA, en proceso de desarrollo

Teresa Jular | tjular@xli.net
Coordinadora de proyectos de XL internet
Copyright XL internet
Permitida la reproducción citando a la autora e incluyendo un enlace al artículo original.
La revista Tejuelo completa, disponible en versión PDF en la sede web de ANABAD: http://www.anabad.org/documentos/documentos/TEJUELO%203.pdf

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